公開羅針盤グループウェア

業種:
  • 公共
ソリューション:
  • その他

「庁内の動きが一目でわかる」ポータルサイト。これまで貯められたデータを「知識」「ノウハウ」として共有できる、自治体の運用に特化した自治体専用グループウェアです。

ポータル

知りたい情報が一目でわかる!

メール・掲示板・回覧板などの新着情報やスケジュール・行先管理の伝言内容など見ておくべき情報をまとめて表示できます。
未読件数、未処理件数が各機能のメニューにバッジ表示されるので、すぐに気づいてアクションできます。

 

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シングルサインオン機能

複数システムを1つのシステムであるかのように操作できます!

システム毎にIDとパスワードを入力しなくても、「公開羅針盤V4」に一度ログインすれば複数のシステムの存在を意識することなく、1つのシステムであるかのように操作できます。

レスポンシブ対応

パソコンでも、タブレットでも、スマートフォンでも閲覧可能

公開羅針盤V4は画面レイアウトがディスプレイサイズに合わせて柔軟に変動します。
自席からPCで、会議中にタブレットで、自宅からスマートフォンで、同じサイトを閲覧頂くことができます。(スマートフォンの場合はモバイル連携オプションが必要です)

 

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ピン留め

ピン留めメモに登録してタスク管理

メール・掲示板・回覧板などで受信した情報をそのままピン留めに貼り付け、後から見返すことができます。
対応が済んだものはピン留めからはがしていくことで、タスク管理としてもご利用いただけます。

 

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メール

自治体専用グループウェアならではの自治体に特化したメール機能

代理人によるメールの送受信、役職名によるメールの送信、LGWANへのメール送信等、自治体での運用に即した機能を実現しています。

 

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管理者による庁外メールの送信許可設定

庁外メールの送信もユーザ毎に簡単制限

管理者による庁外へのメール送信設定やユーザ毎のメールログ照会機能など、適切なメール利用を行えるように配慮しています。

組織メール共有機能

組織メールもみんなで管理

組織の代表アドレスを用意しておくと、ログアウトすることなく組織アカウントのメールを確認することができます。

 

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コメント機能

組織メールに担当者やコメントを残して情報共有

組織アカウントに届いたメールは複数のメンバーで共有されます。誰がいつ対応しているか、今どんな状況なのかをそれぞれのメールに残しておくことができます。
担当の割り振りにも最適です。

 

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メールの処理済機能

処理済機能で未対応メールが一目で分かる

複数のユーザーでグループ代表アドレスを利用する場合でも、対応が終了したメールを処理済にすることで対応漏れを防ぐ事ができます。

メール承認機能

メール承認機能でセキュリティ対策も万全

メール送信時に承認者のチェックを促すことができる機能です。メールの誤送信防止、機密情報の漏洩防止にお役立ていただけます。
承認が必要なメールは、宛先に庁外アドレスが含まれるかどうか、添付ファイルの有無でレベルをカスタマイズすることができます。
承認者は普段のメールボックスの中から、承認が必要なメールの詳細を確認して承認することが可能です。

 

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メールボックスサイズ、送信メールの添付ファイルサイズ設定機能

メールのサイズ制限もラクラク設定

ユーザーごとに使用可能なメールのメールボックスのサイズや、添付ファイルの上限サイズを設定できます。
メールボックスのサイズが大きいユーザに、メールを削除するようメッセージを出すことも可能です。

メッセージ

会話するようにコミュニケーションが取れる

部署ごと、プロジェクトごと、より小さなチームごとにチャンネルを作成してチャットが行えます。
クライアントアプリをインストールすることで、ブラウザを起動しなくても新着通知を受け取ることができます。

公開チャンネル・非公開チャンネル・ダイレクトメッセージ

なかなか集まって会議できない…複数メンバーとの意見交換は【メッセージ】で

非公開チャンネルを使って事前に資料共有や議論を行っておくことで、実際の会議ではより深い議論を行うことができます。

 

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スタンプ機能

スタンプでメッセージにリアクション

投稿されたメッセージに対して、リアクションスタンプをつけることができます。
「見ました」「完了しました」といったリアクションをつけることで、円滑なコミュニケーションを実現します。

 

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メンション機能

チャンネル内で特にメッセージを読んでほしい相手を指定できます

多くのメッセージが飛び交うと誰にあてたメッセージなのかが埋もれがちですが、メンションをつけることで送信相手に気づいてもらうことができます。

 

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掲示板

対象ユーザーに必要な情報を即時に通知!

通達・お知らせ・報告・連絡などの投稿は全庁・組織等のフォルダで分類され、アクセス制限も行うことが可能です。

 

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リッチテキスト機能

リッチテキストの利用で文字の強調も思いのまま

リッチテキスト形式で投稿することができるため、太字や文字色の変更等、強弱をつけた見やすい掲示を投稿できます。

回覧板

投稿に対するメンバーの意見も簡単共有

組織やユーザー宛に回覧板を登録できる機能です。開封情報の確認や、回覧者がコメントを残せる機能もあります。

 

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コメント機能

回覧した内容をいつ誰が確認してくれたか、一目で把握

コメントの他にも、開封した日時が残るので誰がいつ確認してくれているか一目瞭然です。
回覧板の作成者であれば未回答者へ催促通知を行うことも可能です。

施設予約・スケジュール・三役・行事

多様な個人設定と直感的操作ができるスケジュール、施設予約機能

多様な個人設定機能によりさらに使いやすく!自分のスケジュール、よく関わるメンバーのスケジュールを一画面で確認できるように、設定することができます。
また、自分に合った表示形式(月表示・週表示・日表示・一覧表示での表示)を設定することが可能です。
スケジュールはマウスドラッグで直感的に時間を指定して登録することができます。

 

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スケジュール登録機能

同時登録機能で会議の予約も簡単

定期的なスケジュールの一括登録、複数人や施設の同時登録や、添付ファイルを付与することも可能です。会議資料をつけて人・施設の同時登録を行えば、簡単に会議のスケジュール登録ができます。

 

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人と施設の空き時間検索機能

空いている施設を簡単検索

時間・人・施設(会議室や公用車等)を指定して空き時間検索を行うと、予約可能な空いている時間を一覧表示できます。
また、検索結果から簡単にスケジュール登録することもでき、事前に人・施設のスケジュールを確認する手間が省けます。特に、複数人が参加する会議を予約する際におすすめの機能です。

スケジュールリマインダ機能

スケジュールのお知らせでスケジュール忘れを防止

予約したスケジュールの時間が近づくと、通知メールを送信することができます。通知時間間隔、通知先をユーザーごとに設定することができます。

施設毎の登録権限、施設利用可能時間設定機能

施設毎に予約権限、施設の利用可能期間、予約操作不可時間を設定して細かな運用に対応可能

三役(四役)の秘書機能

三役(四役)のスケジュールも秘書機能でラクラク管理

三役に秘書を設定すると、三役のスケジュール管理を秘書が代わりに行うことができます。

行先管理

在席確認、伝言登録も簡単

全ユーザーの在席状況について登録・確認を行えます。伝言を残してメール通知も可能です。

 

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ユーザー名簿

ユーザー名簿・検索機能で急な来客、電話にも対応可能

ユーザー情報を組織階層や一覧から検索できます。また、管理したい項目の追加が行えます。

 

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キャビネット

必要な資料を一元管理

フォルダごとにユーザー・組織・役職等でアクセス権限(参照権・登録権)を設定できます。

 

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ファイルのバージョン管理機能

バックアップも簡単

キャビネットに保存したファイルのバージョン管理ができます。古いバージョンを指定すれば更新前のファイルを確認することも可能です。

 

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共通管理

管理者用の多彩な管理機能

人事異動の履歴管理や、CSVファイルを用いた一括で行える人事異動、システム利用ログを確認できます。

人事異動の履歴管理

過去の所属情報が一目で確認可能

ユーザー毎に所属情報の履歴を残すことができます。

 

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人事異動のスケジューリング機能

日付を指定しての人事異動が可能

未来の日付を指定して人事異動情報を登録することで、指定日付に異動情報が自動的に反映されます。
各機能のアクセス権を組織や役職情報で設定しておけば、人事異動と同時にアクセス権も切り替えることが可能です。

 

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各機能の利用権限設定機能

各機能の利用権限も個別にラクラク設定

ユーザー毎に、メール・掲示板等の各機能を利用する/利用しないを設定することができます。また、組織や役職毎に利用権限を一括設定することも可能です。

 

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アンケート

多様なアンケートも簡単作成

アンケートの作成・回答・集計を行えます。表形式や自由回答等、多様な質問形式に対応しています。
アンケートの回答状況がリアルタイム集計されるので、作成者は現在の回答傾向、現在の回答者(匿名アンケートの場合は回答者数)を確認することができます。

 

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回答催促機能

未回答者への回答催促が可能

アンケート作成者は、未回答者が何人いるかを把握することができ、未回答者へ催促通知を行うことも可能です。

イベント調整

日程調整にかかる手間を大幅に削減

メンバーが予定を入力することで、どの日時が一番都合がよいかを確認しあうことが可能です。

コメント機能

誰が回答したか把握が簡単

コメントの他にも、回答日時が残るので誰がいつ回答したのか一目瞭然です。
イベント調整の作成者であれば未回答者へ催促通知を行うことも可能です。

 

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通知機能

日時を決定すると通知が届く

開催者が日時を決定すると決定マークが表示され、メンバーに開催日決定の通知が送られます。

手書き

PDFファイルに直接書き込んで保管

スタンプや、テキスト入力、フリーハンドでの書込みができ、ペーパーレス会議に役立てることが可能です。
手書きで残したドキュメントは手書き一覧に保存できます。会議でメモした資料はどこにいった?と探しがちですが、手書き一覧の履歴からすぐに呼び出して確認できます。

 

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ワークフロー

申請書類のペーパーレス化

管理者は申請書などの登録フォームを簡単に作成でき、利用者は紙ではなく申請フォームから申請しそのまま電子決裁に連携することができるので、業務の効率化やペーパーレスによるコスト削減に貢献できます。
また、決裁までの進捗が一目で把握できるようになり、申請者も決裁者も現在の決裁状況をシステム上で共有することが可能です。

 

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決裁ルート管理機能

よく使う決裁ルートをテンプレート化

利用頻度の高い決裁ルートをあらかじめ登録しておくと、次回以降の決裁ルートを簡単に設定できます。

 

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電子決裁

電子決裁

ワークフローで申請された書類の決裁進捗状況の把握や、決裁をすることができます。
当システムの電子決裁機能は、公開羅針盤V4庶務事務システム、文書管理システムの電子決裁も一本化して取り扱うことができます。

 

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