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公開羅針盤グループウェア

「庁内の動きが一目でわかる」職員ポータルサイト。これまで貯められたデータを「知識」「ノウハウ」として共有できる、自治体の運用に特化した自治体専用グループウェアです。

機能紹介

公開羅針盤グループウェアには、20の機能があります。

ポータル

知りたい情報が一目でわかる!

メール・掲示板・電子会議室の新着情報やスケジュール・行先表示板の伝言内容・在庁情報など見ておくべき情報を、まとめて表示できます。

ポータル

 

シングルサインオン機能

複数システムを1つのシステムであるかのように操作できます!

システム毎にIDとパスワードを入力しなくても、「公開羅針盤+C」に一度ログインすれば複数のシステムの存在を意識することなく、1つのシステムであるかのように操作できます。

タブ選択による切り替え機能

タブ選択で各機能を簡単切替え

タブ選択で、メール、掲示板など、公開羅針盤が持つ様々な機能をすぐに切り替えて操作できます。タブを変更しても変更前の情報は残っているため、作業の途中でも機能を切り替えることができます。

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電子メール

自治体専用グループウェアならではの自治体に特化したメール機能

代理人によるメールの送受信、役職名によるメールの送信、LGWANへのメール送信等、自治体での運用に即した機能を実現しています。

メール画面

添付ファイルのパスワード圧縮機能

パスワード付き圧縮で簡単セキュリティ強化

メール送信時、添付ファイルからパスワード付きの圧縮ファイル(ZIP)を自動生成し送信することができます。簡単操作で職員様が手間をかけず、セキュリティポリシーに応じた運用が可能です。

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管理者による庁外メールの送信許可設定

庁外メールの送信もユーザ毎に簡単制限

管理者による庁外へのメール送信設定やユーザ毎のメールログ照会機能など、適切なメール利用を行えるように配慮しています。

外部メール許可設定画面

グループログイン機能

グループログイン機能で代表メールもラクラク管理

グループの代表アドレスを用意しておくと、ログアウトすることなくグループ代表アドレス宛のメールを確認することができます。

グループログイン画面

メールの処理済機能

処理済機能で未対応メールが一目で分かる

複数の職員様でグループ代表アドレスを利用する場合でも、対応が終了したメールを処理済にすることで対応漏れを防ぐ事ができます。

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メール承認機能

メール承認機能でセキュリティ対策も万全

メール送信の承認者を設定することで、メール送信に承認者の承認が必要となり、セキュリティが向上します。承認が必要なメールは、「庁外宛て・添付ファイル有」等、自由に設定することができます。また、承認者は組織毎に個別に設定できます。

承認メール一覧画面
承認権限設定画面

メールボックスサイズ、送信メールの添付ファイルサイズ設定機能

メールのサイズ制限もラクラク設定

ユーザごとに使用可能なメールのメールボックスのサイズや、添付ファイルの上限サイズを設定できます。メールボックスのサイズが大きいユーザに、メールを削除するようメッセージを出すことも可能です。

掲示板

対象職員に必要な情報を即時に通知!

通達・お知らせ・報告・連絡などの投稿は全庁・組織等のフォルダで分類され、職員様が必要な情報だけを簡単に確認できます。

文書一覧画面
 

リッチテキスト機能

リッチテキストの利用で文字の強調も思いのまま

リッチテキスト形式で投稿することができるため、太字や文字色の変更等、強弱をつけた見やすい掲示を投稿できます。

掲示板作成画面

掲示板投稿メール通知機能

掲示板投稿のメール通知で閲覧漏れの防止

投稿時のメール通知機能により掲示板への投稿を特定の職員に通知することができます。また、掲示文書の内容をメールで転送することもできます。

メール作成画面

施設予約・スケジュール・三役・行事

多様な個人設定と直感的操作ができるスケジュール、予約機能

多様な個人設定機能によりさらに使いやすく!自分に関わるスケジュールを一画面で確認できるように、個人毎に表示施設・人を個人グループとして設定し、初期表示することができます。
また、自分に合った表示形式(一日表示・一週間表示・一覧表示・カレンダー形式での表示)を設定することが可能です。
スケジュールはマウスドラッグで直感的に時間を指定して登録することができます。

スケジュール表示画面
個人グループ設定画面
個人環境設定画面

スケジュール登録機能

同時登録機能で会議の予約も簡単

定期的なスケジュールの一括登録、複数人や施設の同時登録や、添付ファイルを付与することも可能です。会議資料をつけて人・施設の同時登録を行えば、簡単に会議のスケジュール登録ができます。

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人と施設の空き時間検索機能

空いている施設を簡単検索

時間・人・施設(会議室や公用車等)を指定して空き時間検索を行うと、予約可能な空いている時間を一覧表示できます。また、検索結果から簡単にスケジュール登録することもでき、事前に人・施設のスケジュールを確認する手間が省けます。特に、複数人が参加する会議を予約する際におすすめの機能です。

空き時間検索画面

スケジュールリマインダ機能

スケジュールのお知らせでスケジュール忘れを防止

予約したスケジュールの時間が近づくと、通知メールを送信することができます。通知時間間隔、通知先をユーザごとに設定することができます。

スケジュール個人環境設定画面

施設毎の登録権限、予約可能時間設定機能

施設毎に詳細な設定が可能

施設ごとに管理者、予約可能な職員様、施設を利用できる曜日や時間帯を設定できます。

施設変更・削除画面 アクセス権設定画面
予約不可時間帯設定画面

施設予約のキャンセル待ち機能

キャンセルされた施設をすぐ予約

予約された施設に対して、キャンセル待ち登録ができます。キャンセル待ち登録を行うと、予約がキャンセル(削除)された場合に自動で予約することができます。

キャンセル待ち登録画面

三役(四役)の秘書機能

三役(四役)のスケジュールも秘書機能でラクラク管理

三役に秘書を設定すると、三役のスケジュール管理を秘書が代わりに行うことができます。

三役追加画面

議事録検索・条例検索・共通様式

庁内書類もラクラク一元管理

ツリー状の階層フォルダで庁内共通書類の一元管理・一括登録、ガイダンスやしおりの登録を行えます。

ファイル一覧としおり画面

行先表示版

在席確認、伝言登録も簡単

全職員様の在席状況について登録・確認を行えます。用件の伝言も残せます。

行先表示板画面

在庁ランプ

三役の在席も簡単確認

三役・部長・課長の在席状況の確認を行えます。行先表示板と連動します。

在庁ランプ画面

職員名簿

職員名簿・検索機能で急な来客、電話にも対応可能

職員情報を一覧形式、組織階層表示にて検索できます。また、表示したい情報の追加や、表示したくない情報を非表示とすることもできます。

職員名簿ツリー表示画面

キャビネット

必要な資料を一元管理

フォルダごとに職員様・組織・役職等によりアクセス権限(参照権・登録権)を設定できるので、職員様が必要な資料だけを簡単に照会することができます。

ファイルのバージョン管理機能

バックアップも簡単

キャビネットに保存したファイルのバージョン管理ができます。古いバージョンを指定すれば更新前のファイルをダウンロードすることも可能です。

詳細画面

電子会議室

職員様同士の相談、交流に便利

時間や場所にとらわれることなく、スレッド形式で会議を行えます。

電子会議室一覧画面

仕事管理

仕事の進捗もラクラク管理

プロジェクト毎に仕事の依頼、報告、進捗管理を行えます。

仕事管理一覧画面

共通管理

管理者用の多彩な管理機能

人事異動の履歴管理や、CSVファイルを用いた一括人事異動、職員様のシステム利用ログを確認できます。

人事異動の履歴管理

過去の人事異動情報が一目で確認可能

職員様毎に、兼務も含めた人事異動の履歴が一覧で確認できます。

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人事異動のスケジューリング機能

日付を指定しての人事異動が可能

未来の日付を指定して人事異動情報を登録することで、指定日付に異動情報が自動的に反映されます。

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各機能の利用権限設定機能

各機能の利用権限も個別にラクラク設定

職員様毎に、メール・掲示板等の各機能を利用する/利用しないを設定することができます。また、組織や役職毎に利用権限を一括設定することも可能です。

サブシステム使用権限設定画面

人事異動情報一括取り込み機能

一括取り込みで大規模人事異動も簡単

CSVファイルで人事異動情報や組織変更情報を一括で取り込むことができる為、大規模な人事異動も簡単に行えます。

アンケート

多様なアンケートも簡単作成

アンケートの作成・回答・集計を行えます。表形式や自由回答等、多様な質問形式に対応しています。

アンケート画面
 

回覧板

重要な情報も簡単共有

組織や職員様宛に回覧板を登録できる機能です。開封情報の確認や、回覧者がコメントを残せる機能もあります。

回覧板詳細画面
 

みんなの声

住民の声を簡単登録&ナレッジ化

メール・窓口・電話等で受付けた住民の声を組織やカテゴリ毎に登録・承認・進捗管理・検索を行えます。メール画面からは1クリックで登録することもできます。

みんなの声登録画面
 

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