個人情報の取扱いについて

プライバシーマーク制度は、日本工業規格「JISQ15001個人情報保護マネジメントシステム‐要求事項」に準拠し、且つ、個人情報保護マネジメントシステムに基づいた体制の整備・運用が行われている事業者に対して、一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)がお客様の目に見える「プライバシーマーク」を使用許諾することによって社会的に明示し、事業者および社会全体が個人情報保護に関する意識の向上を図ることを目的にした制度です。

「プライバシーマーク」は、弊社が個人情報の取扱いを正しく実施している証です。

弊社の個人情報保護方針について

「個人情報の保護に関する法律」に基づく公表事項

1.当社の個人情報保護管理体制

個人情報取扱事業者の名称 株式会社両備システムズ
最高個人情報保護責任者 経営推進本部 本部長

2.当社が取扱う個人情報の利用目的

(1)保有個人データ

個人情報の種類 利用目的
お客さまの個人情報
  • 契約の履行、商品発送
  • 保証書の発行、保証サービスのご提供
  • メンテナンスのご提供
  • サービスのご案内・催し物のご案内
  • お客様との商談、打合せ
  • お問い合わせ・ご相談への対応
お取引先の皆様に関する個人情報
  • 契約の履行、業務上必要な連絡、商談
  • お取引先管理
  • サービスのご案内・催し物のご案内
  • お問い合わせ・ご相談への対応
株主の皆様に関する個人情報
  • 会社法に基づく権利の行使・義務の履行
  • 株主管理
  • サービスのご案内・催し物のご案内
  • お問い合わせ・ご相談への対応
イベントに参加された皆様に関する個人情報
  • 連絡、イベントの関連情報のご提供
  • サービスのご案内・催し物のご案内
  • お問い合わせ・ご相談への対応
当社へ入社を希望される皆様に関する個人情報
  • 連絡、採用情報のご提供
  • 当社の採用業務
  • お問い合わせ・ご相談への対応
労働者派遣事業における登録スタッフの個人情報、及び仮登録スタッフの個人情報
  • 仕事の紹介に関係する業務
  • 教育訓練、研修の実施
  • 総務関連業務、労務管理
  • 当社のセキュリティ管理
  • サービスのご案内・催し物のご案内
  • お問い合わせ・ご相談への対応
当社社員の個人情報
  • 総務関連業務、労務管理
  • 当社のセキュリティ管理
  • お問い合わせ・ご相談への対応
特定個人情報 従業員等(扶養家族等を含む)の場合
  • 源泉徴収票作成事務
  • 健康保険・厚生年金保険届出事務、雇用保険届出事務
  • 確定拠出年金関連事務
  • お問合せ・ご相談への対応
お取引先等の場合
  • 報酬・料金等の支払調書作成事務
  • お問合せ・ご相談への対応
上記以外で、当社へお問い合わせされた皆様及び当社に来訪された皆様に関する個人情報
  • 当社のセキュリティ管理
  • お問い合わせ・ご相談への対応

(2)保有個人データでない個人情報

個人情報の種類 利用目的
当社が委託を受けた個人情報
  • 受託契約で取り決められた個人情報の利用目的の範囲内

3.個人情報保護に関する担当窓口

“保有個人データ”内のご本人に関する個人情報の“開示等”のご請求、及び当社の個人情報の取扱いに関する苦情相談は、個人情報をご提供いただいた際にお知らせした担当窓口にご連絡ください。
担当窓口が不明の場合、下記担当窓口にご連絡ください。
当社にご来訪いただいても対応いたしかねますので、ご了承ください。

担当窓口

お電話による場合

株式会社両備システムズ
個人情報保護に関する相談窓口

  • 電話番号:086-264-1311
  • 受付時間:月曜日~金曜日(祝日などの当社休業日を除く)
  • 午前9時~午前11時30分、午後1時30分~午後5時
電子メールによる場合 株式会社両備システムズ
個人情報保護に関する相談窓口
お手紙による場合 〒700-8504
岡山県岡山市南区豊成二丁目7番16号
株式会社両備システムズ
個人情報保護に関する相談窓口

4.“開示等”及び苦情相談の手続き

(1)手続き方法

“保有個人データ”に関する“開示等”のご請求、及び当社の個人情報の取扱いの苦情相談の手続き方法は下記の通りです。

記入用紙のご請求
上記「3.個人情報保護に関する担当窓口」に記した当社担当窓口宛に、申請に必要な記入用紙をご請求ください。当社では、ご請求時にご指定をいただいた住所宛に記入用紙を送付いたします。

“開示等”のご請求及び苦情相談
上記「3.個人情報保護に関する担当窓口」に記した当社担当窓口宛に、申請書類をご提出ください。ご提出いただく申請書類は、下記「2).ご提出いただく申請書類」をご参照願います。

ご提出いただいた申請書類は、ご請求への対応に必要な範囲に限定して利用し、ご請求への対応が完了した後3年間保管後廃棄させていただきます。

ご請求に対する当社の対応
当社では、“開示等”のご請求及び苦情相談に対する当社からの回答書類を、申請書類に記載されたご本人の住所宛に送付させていただきます。なお、代理人様からの請求の場合、代理人様の住所宛に送付させていただきます。

なお、ご請求に対応できない場合があります。

(2)ご提出いただく申請書類

請求内容に応じて、下記表内の必要書類をご提出いただきます。

請求内容 当社定型書式
利用目的の通知 個人情報請求書 利用目的の通知請求
開示 個人情報請求書 開示請求
訂正等 個人情報請求書 内容の訂正追加または削除請求
利用停止等 個人情報請求書 利用の停止、消去及び第三者提供の停止請求

注意事項1:ご本人確認のための書類

個人情報のご本人であることを確認させていただきます。次の1~6の何れかの書類を添付願います。

“開示等”の請求をする者が法定代理人(未成年者又は成年被後見人)もしくは“開示等”の請求をすることについて本人が委任した代理人である場合は、前項の本人確認のための書類に加えて、注意事項2の「代理人による“開示等”の請求」書類を同封してください。

  1. 運転免許証(有効期限内のもので、公安委員会発行のもの。)の写し。
  2. 学生証(有効期限内のもので、氏名、顔写真、生年月日、現住所が記載されているもの。)の写し。
  3. 上記写しに現住所が記載されていない場合、現住所が記載されている住民票(発行後3ヶ月以内のもの)の写し、現住所が記載されている公共料金の領収証(発行後3ヶ月以内のもの)の写し、又は現住所が記載されている公共料金の請求書(発行後3ヶ月以内のもの)の写しの何れかを添付してください。
  4. 日本国の旅券(有効期限内のもので、氏名、顔写真、現住所が記載されているページ)の写し。
  5. 健康保険証(有効期限内のもの)の写し、及び、現住所が記載されている住民票(発行後3ヶ月以内のもの)、現住所が記載されている公共料金の領収証(発行後3ヶ月以内のもの)の写し、又は現住所が記載されている公共料金の請求書(発行後3ヶ月以内のもの)の写しの何れかを添付してください。
  6. 障害者手帳、療育手帳、または精神障害者保健福祉手帳(有効期限内のもので、氏名、現住所が記載されているページ)の写し。
  7. 上記写しに現住所が記載されていない場合、現住所が記載されている住民票(発行後3ヶ月以内のもの)の写し、現住所が記載されている公共料金の領収証(発行後3ヶ月以内のもの)の写し、又は現住所が記載されている公共料金の請求書(発行後3ヶ月以内のもの)の写しの何れかを添付してください。
  8. 外国人登録証明書(有効期限内のもの)の写し、旅券(有効期限内のもので、氏名、顔写真、現住所が記載されているページ)の写し、又は米軍IDカード(有効期限内のもの)の写し。
  9. 上記写しに現住所が記載されていない場合、現住所が記載されている公共料金の領収証(発行後3ヶ月以内のもの)の写し、又は現住所が記載されている公共料金の請求書(発行後3ヶ月以内のもの)の写しの何れかを添付してください。

注意事項2:代理人による“開示等”の請求

“開示等”の請求をする者が法定代理人(未成年者又は成年被後見人)もしくは“開示等”を請求することについてご本人が委任した代理人である場合は、前項の本人確認のための書類に加えて、下記の書類を同封してください。

  1. 法定代理人の場合
    法定代理権を有することを確認するための書類(3ヶ月以内に発行された戸籍謄本、親権者の場合は扶養家族(子)が記載された有効期限内の保険証の写しも可)
     
  2. 委任による代理人の場合
    印鑑証明の印鑑を押印した委任状及び本人の印鑑証明書(発行後3ヶ月以内のもの)

注意事項3:手数料及びその徴収方法

利用目的の通知請求又は開示請求の場合、下記の手数料をお支払い願います。“訂正等”、“利用停止等”、苦情及び相談は無料です。

  1. 1回の申請毎に手数料1,000円(税別)
    手数料分の郵便切手を申請書類に同封してください。
     
  2. 手数料が不足していた場合、および手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、“開示等”の請求がなかったものとして対応させていただきます。この場合、ご提出いただいた申請書類は当社で責任をもって廃棄させていただきます。また、手数料の返却はいたしません。