背景

自治体の人事行政は、採用、異動、研修、評価など多岐にわたります。なかでも定期人事異動の時期には業務負担が集中する傾向があります。多くの自治体では、毎年3月末に職員全体の数割規模が一斉に異動するため、異動案の検討から辞令交付に至るまでの膨大な事務作業を短期間で完結させる必要があり、人事部門に大きな負担がかかっています。また、異動案の検討は、自治体特有の複雑な条件や扱う情報の性質上、特定の担当者に業務が集中しており、属人化や長時間労働が課題となっています。

当社ではこれまで「公開羅針盤シリーズ」を通じて、さまざまな自治体業務を支援する機能を提供してきました。職員の負担軽減と自治体DXの推進を目的に、人事給与や文書管理機能の強化に加え、他社サービスとの連携やAI機能の搭載など、継続的な開発を進めています。

このたび、自治体の人事行政における課題解決を目指し、「AI人事異動」を開発いたしました。「AI人事異動」は、当社の「人事給与システム」で管理されているデータを活用し、定期人事異動に係る作業についてAI活用により作業時間の削減を図るものです。さらに、従来はシステム外で新旧担当者間にて引き継がれていた異動案検討時の条件などの判断根拠を「人事給与システム」に登録することで、業務に関するノウハウが属人化することなく同じ品質で意思決定プロセスを再現できる仕組みづくりに貢献します。

実証の内容

複数の自治体にて「人事給与システム」上で「AI人事異動」の実証実験を行い、自治体の人事行政における生成AIの適合性を評価します。
「人事給与システム」で管理されている人事データと登録した異動条件を活用して人事異動案をAIが生成します。生成された人事異動案は決定後、「人事給与システム」に反映され、内示書等の作成に利用できます。

本実証では、主に以下の3項目を評価する予定です。

○異動案採用率

AIが生成した人事異動案をそのまま採用した場合に、従来の異動案との一致率を評価します。これにより、異動案検討に要していた時間がどの程度削減され、担当者の作業時間を抑制できるかを明らかにします。

○異動案不採用理由

AIが生成した人事異動案を職員が確認し、不採用とした理由を分析します。これにより、人事異動案作成をAIで効率化する際の課題を明らかにし、実務に適合したAIとなるよう改善を重ねて作業負担軽減効果のさらなる向上を目指します。

○提案理由の説明充足度

異動候補者の異動先を選定した理由についてもAIを活用して生成します。AIが検討した異動案の確からしさだけでなく、提示された理由も評価し、AI人事異動案の説明可能性を明らかにします。これにより、人事行政に求められる公正性や透明性が確保され、現場で安心して利用できる仕組みとなっているかを検証します。

今後の展望

定期人事異動におけるAI活用による業務効率化と職員の負担軽減、属人化の解消と業務品質の安定化に対する効果検証を行い、明らかになった課題に対して改善を実施します。また、本実証で得られた知見を踏まえ、人事行政をはじめとする行政内部事務全般へのAI適用を検討してまいります。

公開羅針盤シリーズ

「公開羅針盤」シリーズは、グループウェア、文書管理、庶務事務、人事給与の4つの内部業務ソリューションから成り立っています。シリーズ共通の電子決裁基盤や職員基盤で情報を一元管理しているため、システム間のシームレスな連携を実現し、ペーパーレス化や情報の見える化を図ることで自治体の内部業務を支援します。

製品紹介ページ　https://service.ryobi.co.jp/public_solution/gv-rashinban-series/

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