製品・サービス

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文書管理システム

文書管理システムは、庁内で発生する文書のライフサイクルを一元管理し、発生・決裁・保管・保存・廃棄処理をトータルでサポートいたします。
また、情報公開システムと連携することで、作成した文書を保管するだけでなく情報公開にも対応いたします。

文書の流れを視覚的に確認可能(一般職員様向け)

  • 現在自分が処理する必要のある文書の件数を視覚的に確認することが可能です。
  • 滞留文書については、一覧上で色が変わって強調されますので、作業漏れや遅れを無くすことが可能です。
  • 所属内で作成途中の文書についても、進捗状況を確認することが可能です。
  • 文書毎に、次はどのような処理をしなければならないかを確認することが可能です。

多彩な機能を盛り込んだ進捗処理待ち画面(一般職員様向け)

現在自分が処理する必要のある文書の件数を視覚的に確認することができます。

兼務切替え機能
兼務を持っている職員様の場合に、ログインし直すことなく現在の兼務先の文書の状態を、簡単に切り替えて表示することが可能です。

基準日機能
システムの基準日を遡ることで、過去の所属先の文書を処理することができます。

課内文書切替え機能
ログインしているユーザ個人の文書の進捗状態と、所属する組織全体の文書の進捗状態を切替えて表示することで、個人だけでなく組織内全体の進捗を把握できます。

また、処理を行う職員様が不在の場合、同一課に所属する別の職員様が、代わりに文書の処理を行うことができます。

進捗管理画面

簡単な文書作成(一般職員様向け)

  • 作成済み文書の複写や文例の選択等により、入力作業を軽減します。
  • 必須項目が色付けされており、最低限入力が必要な個所が一目で分かります。
  • 必須の入力項目と任意項目を、運用に合わせて設定できます。また、表示されている文言も運用に沿って自由に設定できます。
  • 日付入力の際にカレンダーを表示することで、視覚的に日付の入力を行えます。
  • 登録画面をタブで切替えることで、ページ遷移することなくスムーズに文書の登録を行えます。
起案文書登録画面:ラベルの色で、必須項目と任意項目を分類

起案文書登録画面:ラベルの色で、必須項目と任意項目を分類

日付選択カレンダー

日付選択カレンダー

分類・ファイルの一括コピーで、年次処理をサポート(システム管理者・文書取扱主任様向け)

  • 分類一括作成画面では、新年度の分類を一括作成できます。
  • 新年度ファイル作成画面では、新年度ファイルを一括で作成できます。さらに、作成対象の条件を絞って、任意のファイルを選択できます。(常用・継続ファイル以外の作成など)
  • 文書番号メンテナンス画面では、各種文書番号の管理を行えます。
分類メンテナンス画面

分類メンテナンス画面

文書番号メンテナンス画面

分類一括作成画面

新年度ファイル作成画面

新年度ファイル作成画面

分類一括作成画面

文書番号メンテナンス画面

様々なパターンの分類を一括作成可能(システム管理者・文書取扱主任様向け)

全庁共通分類(ガイド)
全庁共通で使用する分類(ガイド)を設定できます。ワリツケ式の分類(ガイド)の場合に、ご利用いただけます。

各課ごとの分類(ガイド)
各課ごとに使用する分類(ガイド)を設定できます。ツミアゲ式の分類(ガイド)の場合に、ご利用いただけます。

全庁分類(ガイド)と各課ごとの分類(ガイド)の併用
全庁共通の分類(ガイド)と、各課ごとの分類(ガイド)の併用を設定できます。

基本的にはツミアゲ式で、一部の共通的な分類(ガイド)のみ全庁分類を用いる場合に、ご利用いただけます。

文書番号の運用ルールを、柔軟に設定可能(システム管理者・文書取扱主任様向け)

細かな文書番号設定や翌年度の文書番号も、簡単に作成できます。

年度管理、暦年管理
年度管理用の文書番号と暦年管理の文書番号を使い分けることができます。

  • 4月~3月まで使用する場合:年度管理
  • 1月~12月まで使用する場合:暦年管理

日附番対応
日単位で文書番号を発番することができます。

  • 8月21日に総務課によって作成された場合:電総第0821001号

1つの文書番号を複数組織で共有
特定の文書番号を、任意に設定した組織で共有して使用することができます。「告示」「例規」などを、どの組織からでも発番可能です。

採番しない文書番号
事務連絡といった文書番号を採番しない運用にも対応しています。

収受用番号/起案用番号の使い分け
収受用・起案用の文書番号を使い分けることができます。また、収受起案の際、起案文書に収受用番号をつけることも可能です。

  • 収受用の文書番号例:電総収第10号
  • 起案用の文書番号例:電総発第20号

文書番号内に和暦を含ませる
文書番号の先頭に年度をつけられます。

  • 平成29年の文書番号の例:29電総第30号

枝番対応
文書番号の枝番を設定することができます。またその際の表記方法も、運用に合わせて設定できます。

  • 例:電総発第10の2号、電総発第10号-2など

帳票(起案書・収受票)の移行(システム管理者・文書取扱主任様向け)

ご要望により、現在お使いの帳票(起案書・収受票)と同じレイアウトをご用意可能です。

段階的な導入が可能(システム管理者・文書取扱主任様向け)

  • 従来の紙文書の運用と、ペーパレスな電子文書の運用を同時に行うことが可能です。
  • 紙文書の目録管理、電子文書の管理、電子決裁、情報公開といった段階的な運用の変更が可能です。

システム体系

機能名 機能
受付・配布機能 主管課および各課にて、到達文書の受付・配布を行えます。
収受文書作成機能 収受文書の作成が行えます。
起案文書作成機能 発意・収受に基づく起案文書の作成が行えます。
鑑文作成機能 文書発送の際に使用する鑑文の作成が行えます。
文書検索機能 作成した文書の検索、検索結果のCSV出力が行えます。
簿冊検索機能 作成した簿冊(ファイル)の検索、検索結果のCSV出力が行えます。
印刷機能 検索結果より各種帳票をPDF形式にて出力し、印刷が行えます。
簿冊登録機能 簿冊(ファイル)情報の登録が行えます。
保管場所移動機能 簿冊(ファイル)の保管場所の一括変更が行えます。
完結機能 簿冊(ファイル)の情報を確定し、保存状態とすることができます。
廃棄機能 保存期間の経過した簿冊(ファイル)の廃棄処理が行えます。
廃棄延長機能 保存期間の経過した簿冊(ファイル)の廃棄延長処理が行えます。
新年度処理機能 新年度の分類、簿冊(ファイル)の一括作成が行えます。
保存箱管理機能 保存箱情報の登録が行えます。
押印欄設定機能 各組織単位にて、起案書・収受票に出力する押印欄の変更が行えます。
分類管理機能 文書分類の管理が行えます。
文書番号管理機能 各組織単位にて、複数の文書記号の管理が行えます。
例文管理機能 用途に合わせ、起案・鑑文・メールなどの例文の登録が行えます。
公印管理機能 公印、公印の管理者、請求権の管理が行えます。
役割設定機能 受付文書の承認権限や文書・簿冊(ファイル)の完結解除権限などの設定が行えます。
メニュー構成機能 メニュー構成の変更、アクセス可能な操作レベルの設定が行えます。
操作レベル設定機能 ユーザー単位にて、操作レベルの設定が行えます。
兼務切替機能 複数の組織へ兼務されている場合、再ログインすることなく権限の切り替えが行えます。
貸出機能 参照権限の無い簿冊(ファイル)について、貸出申請を行い、承認されることで、その簿冊(ファイル)の内容を参照できる機能です。

出力帳票一覧

  • 受付票
  • 収受票
  • 起案書
  • 鑑文
  • 文書一覧
  • 文書目録
  • 公開用文書目録
  • 簿冊(ファイル)目録
  • 公開用簿冊(ファイル)目録
  • 廃棄対象簿冊(ファイル)目録
  • 廃棄済簿冊(ファイル)目録
  • 引継対象簿冊(ファイル)一覧
  • 移管対象簿冊(ファイル)一覧
  • 移管済簿冊(ファイル)一覧
  • 電子決裁承認記録
  • 公印使用登録簿
  • 表紙(ラベル)
  • 背表紙: 1cm
  • 背表紙: 3cm
  • 背表紙: 5cm
  • 背表紙: 8cm

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