文書管理システム

業種:
  • 公共
ソリューション:
  • その他

文書管理システムは、庁内で発生する文書のライフサイクルを一元管理し、発生・決裁・保管・保存・廃棄処理をトータルでサポートいたします。
また、情報公開システムと連携することで、作成した文書を保管するだけでなく情報公開にも対応いたします。

文書の流れを可視化した進捗処理待件数画面

  • ご自身が現在処理しなければならない文書の件数を視覚的に把握できるので、作業漏れや処理の遅れが防止します。
  • 兼務切替機能を使用して所属組織内で作成途中の文書についても、進捗状態を確認することが可能です。
  • 次の工程に進むために必要な処理が把握できるので、迷うことなく操作をしていただけます。

 

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進捗処理待件数画面

基準日切替機能

出納整理期間中などにシステムの基準日を遡ることで、過去に所属していた組織として文書を処理することができます。

組織切替機能

兼務を持っている職員様の場合に、ログインし直すことなく兼務先組織に切り替えて文書を処理することができます。

表示範囲切替機能

ログインしているユーザ個人の文書の進捗状態と、所属する組織全体の文書の進捗状態を切替えて表示することで、個人だけでなく組織内全体の進捗を把握できます。
また、処理を行う職員様が不在の場合、同一組織に所属する別の職員様が、代わりに文書の処理を行うことも可能です。

簡単な文書作成

  • 登録画面の項目は入力欄やリストを追加することで、現在のご運用に合わせたシステム利用を実現します。
  • 項目の配置順や項目名、必須入力についても柔軟に設定可能です。
  • 必須項目は赤字の*(アスタリスク)で表示されます。また、文例の選択や作成済み文書の複写などにより、入力作業を軽減します。
  • 日付入力の際にはカレンダーを表示することで、視覚的に日付の入力を行えます。
  • 登録画面をタブで切替えることで、ページ遷移することなくスムーズに文書を登録できます。

 

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起案文書登録画面

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日付選択カレンダー

文書のペーパーレス化を図る電子決裁

  • 複数人による並列承認・決裁中文書の一括承認により、迅速な意思決定に繋がります。
  • 決裁ルートのテンプレートは、規定に沿ったシステムでの全体管理と各申請者による作成、登録が可能です。
  • 決裁の複雑なルールを知らなくても、予め準備されたテンプレートを使用することで必要な方に申請を回せます。
  • 差戻しや引上げ、期間を指定した承認権限の委託など決裁処理の滞りを減らす機能があります。
  • 遡及、先付け決裁にも対応しているため、指定日時点での職員情報で決裁ルートを作成することができます。
  • 紙文書による押印決裁も利用できますので、段階的に電子決裁を運用に取り込んでいくことも可能です。

 

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決裁ルート選択画面

機構改革の有無にあわせて年度切り替え時の作業をサポート(システム管理者・文書取扱主任様向け)

  • 組織改編、役職の変更、人の異動などの有無を指定することで、確認が必要な処理を明示します。
  • メモを残すことで対応状況を共有することも可能です。
  • 新年度準備処理画面では、前年度の文書番号、分類、簿冊(ファイル)を新年度用に一括作成します。
  • 機構改革がない場合は、新年度準備処理画面の作成ボタンをクリックするだけで新年度用のマスタデータ作成が概ね完了します。
  • 簿冊(ファイル)の一括作成については、作成元の前年度組織と作成先の新年度組織を指定して作成することもできます。
  • 各マスタデータについては個別に作成、編集、削除を行うことも可能です。

 

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年度切替支援画面

 

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新年度準備処理画面

様々なパターンの分類管理に対応(システム管理者・文書取扱主任様向け)

全組織共通分類(ガイド)

全組織共通で使用する分類(ガイド)を設定できます。ワリツケ式の分類(ガイド)の場合に、ご利用いただけます。

各組織ごとの分類(ガイド)

各組織ごとに使用する分類(ガイド)を設定できます。ツミアゲ式の分類(ガイド)の場合に、ご利用いただけます。

全組織分類(ガイド)と各組織ごとの分類(ガイド)の併用

全組織分類(ガイド)と各組織ごとの分類(ガイド)の併用を設定できます。
基本的にはツミアゲ式で、一部の共通的な分類(ガイド)のみ全組織共通分類を用いる場合に、ご利用いただけます。

文書番号の発番ルールを柔軟に設定可能(システム管理者・文書取扱主任様向け)

文書番号ごとに細かな設定ができます。

年度区分

年度管理用の文書番号と暦年管理の文書番号を使い分けることができます。

  • 4月~3月まで使用する場合:年度管理
  • 1月~12月まで使用する場合:暦年管理

日毎採番対応

日単位に番号を採番することができます。

  • 8月21日に総務課によって作成された場合:電総第0821001号

1つの文書番号を複数組織で共有

特定の文書番号を任意に設定した組織で共有することができるので、「告示」「例規」などを設定したどの組織からでも発番できるようになります。

採番しない文書番号

「事務連絡」や「号外」といった、番号を採番しない運用にも対応しています。

収受用文書番号/起案用文書番号の使い分け

収受用・起案用の文書番号を使い分けることができます。また、収受起案の際、起案文書に収受用番号を引継ぐようにすることも可能です。

  • 収受用の文書番号例:電総収第10号
  • 起案用の文書番号例:電総発第20号

枝番対応

文書番号の枝番を設定することができます。その際の表記方法も、文書番号ごとに設定できます。

  • 例:電総発第10の2号、電総発第10号-2など

帳票(起案書・収受票)の移行(システム管理者・文書取扱主任様向け)

ご要望により、現在ご利用の帳票(起案書・収受票)と同じレイアウトをご用意可能です。

出力帳票一覧へ

システム体系

機能名 機能
収受文書管理 収受文書の作成から完結までの処理を行います。
起案文書管理 発意・収受に基づく起案文書の作成から完結までの処理を行います。
検索 作成した文書や簿冊(ファイル)の検索、検索した文書や簿冊(ファイル)をもとに参照作成ができます。
電子決裁 別途ログインの必要なく、シームレスに決裁処理を行います。
簿冊管理 簿冊(ファイル)情報の登録を行います。
保存箱管理 保存箱情報の登録を行います。
所在管理 登録した簿冊(ファイル)、及び、簿冊(ファイル)に紐づく文書について保管場所移動、廃棄、廃棄延長などの処理を行います。
鑑文作成 文書発送の際に使用する鑑文の作成を行います。
帳票印刷 作成した文書や簿冊(ファイル)について検索条件を指定し、検索結果を帳票としてPDF形式で出力します。
分析 作成した文書数、参照作成した文書数、電子決裁率を年度別、組織別に算出し、CSV形式やPDF形式で出力します。
組織切替機能 ログインユーザが複数の組織へ兼務している場合、再ログインすることなく兼務先組織に切り替えます。
基準日変更機能 出納整理期間などに基準日当時の組織として処理を行います。
汎用項目管理 収受・起案・簿冊(ファイル)・箱の登録画面について、項目追加、配置順変更、項目名変更、必須入力設定を行います。
共通管理 人事異動の事前登録・履歴管理など、システム管理者の負担を軽減します。
業務権限管理 ユーザー、組織、役職単位にアクセス権限や各処理の権限設定を行います。
文書番号管理 文書番号の管理を行います。
公印管理 公印の管理者や使用組織を設定し、公印を押印した日付の管理を行います。
例文管理 起案内容、鑑文などの例文の管理を行います。
押印欄管理 組織単位に起案書や収受票に出力する押印欄のテンプレート管理を行います。
分類(ガイド)管理 文書分類(ガイド)の管理を行います。
配架場所管理 保管場所の管理を行います。
年度切替支援 機構改革の内容に合わせて、確認が必要な処理をシステムが案内します。

業務をより効率化するオプション機能

標準機能の文書の目録管理、電子決裁の他にオプション機能もございます。

機能名 機能
メール連携 メールから必要な情報を取り込み、収受文書として登録することができます。
文書をメールで発送する施行行うことも可能です。
(※弊社グループウェアシステムとの連携機能です。)
掲示板連携 グループウェアの掲示板に掲載する施行を行います。
(※弊社グループウェアシステムとの連携機能です。)
書庫管理 箱や簿冊(ファイル)に貼ったICタグを使用して書庫整理を支援します。
情報公開 別途サーバーを設置の上、文書の件名をインターネット上に公開します。
(※弊社情報公開システムとの連携機能です。)

出力帳票一覧

  • 受付票
  • 収受票
  • 起案書
  • 鑑文
  • 文書一覧
  • 文書登録簿
  • 公印使用簿
  • 保存文書目録
  • 簿冊(ファイル)管理簿
  • 廃棄済簿冊(ファイル)目録
  • 廃棄対象簿冊(ファイル)一覧表
  • 引継対象簿冊(ファイル)一覧表
  • 移管済簿冊(ファイル)一覧表
  • 移管対象簿冊(ファイル)一覧表
  • 表紙(ラベル)
  • フォルダラベル
  • 背表紙: 1cm
  • 背表紙: 3cm
  • 背表紙: 5cm
  • 背表紙: 8cm
  • 保存箱ラベル
  • 電子決裁承認記録